Měření efektivity řízení výkonu: 5 kroků k efektivnímu systému

Jak měříte účinnost svých procesů řízení výkonnosti? Níže se zabýváme tím, jak efektivně měřit výkonnost organizace, abyste udrželi firmu a své zaměstnance na správné cestě.

Organizace investují značné množství času (a tedy i peněz) do aktivit řízení výkonnosti. Společnost Deloitte totiž spočítala, že před modernizací řízení výkonnosti strávilo jejich 65 000 zaměstnanců celkem 2 miliony hodin ročně vyplňováním formulářů, pořádáním schůzek a přidělováním a analýzou hodnocení. Společnost CEB zjistila, že manažeři stráví řízením výkonnosti v průměru 210 hodin ročně, a zjistila, že společnost s 10 000 zaměstnanci utratí jen za hodnocení výkonnosti 35 milionů dolarů ročně. Přesto je mnoho z nás – manažerů i zaměstnanců – nespokojeno s kvalitou a efektivitou svých systémů řízení výkonnosti.

Pokud vám to zní povědomě, je načase, abyste začali jednat a začali měřit efektivitu svého systému řízení výkonnosti.

Níže uvádíme pět kroků, které vás přivedou na cestu ke smysluplnému měření výkonnosti.

Krok 1 – Proveďte průzkum a srovnejte nejlepší praxi

Pokud se chystáte objektivně posoudit kvalitu svého systému řízení výkonnosti, důležitým prvním krokem je pochopit, jak vypadá „vynikající“ pro vaši firmu.

Věnujte nějaký čas čtení nejnovějších výzkumů trendů a nejlepší praxe v oblasti řízení výkonnosti. Podívejte se na některé případové studie organizací, které uspěly po oživení svého systému řízení výkonnosti. Na pomoc jsme vytvořili bezplatnou elektronickou knihu o efektivním řízení výkonnosti, která shrnuje nejrůznější výzkumy a případové studie do snadno stravitelného průvodce.

Objednejte si osobní ukázku

Chcete se podívat, jak funguje náš software pro řízení výkonnosti?

Krok 2 – ujasněte si cíle vaší organizace v oblasti řízení výkonu

V nedávném výzkumu řízení výkonu vyšla najevo řada hlavních zásad – například důležitost pravidelných „kontrol“ zaměřených na budoucnost, časté poskytování zpětné vazby a oddělení měření výkonu od diskusí o rozvoji výkonu. To, jak efektivní bude váš proces řízení výkonnosti, však nakonec závisí na tom, co od něj očekáváte.

Z tohoto důvodu je nezbytné mít stoprocentně jasno v tom, jaké jsou cíle vaší organizace v oblasti řízení výkonnosti. To je něco, co by mělo být prodiskutováno a odsouhlaseno s vaším vrcholovým vedením.

Průzkum provedený společností eReward v roce 2014 ukázal, že nejčastějšími cíli pro řízení výkonnosti jsou:

• zlepšit výkonnost organizace
• sladit individuální a organizační cíle
• rozvinout kulturu výkonnosti
• zlepšit individuální výkonnost
• sladit individuální chování s hodnotami organizace
• poskytnout základ pro osobní rozvoj
• informovat o rozhodnutích o odměňování za výkon

Krok 3 – Jak měřit výkonnost organizace:

Jakmile máte jasno o cílech svého systému řízení výkonnosti, dalším krokem je stanovit, jak by měl vypadat úspěch každého z nich. Here are some suc­cess mea­sures for a selec­tion of the com­mon per­for­mance man­age­ment goals above, to show you how to mea­sure the effec­tive­ness of your sys­tem against your per­for­mance man­age­ment goals:

Per­for­mance Man­age­ment Goal	Exam­ple Suc­cess Measures
Improve organ­i­sa­tion­al / team performance	Increase in prof­itabil­i­ty of organ­i­sa­tion / teams Growth in rev­enue or oth­er mea­sures such as cus­tomer satisfaction
Improve indi­vid­ual performance	Qual­i­ty and fre­quen­cy of employ­ee-man­ag­er per­for­mance conversations Per­cent­age of employ­ees with objec­tives set Qual­i­ty of objectives Per­cent­age of high and low per­form­ers in the organisation
Encour­age per­for­mance development	Amount of per­son­al devel­op­ment activ­i­ty undertaken Fre­quen­cy and qual­i­ty of feed­back given
Increase employ­ee moti­va­tion and engagement	Employ­ee engage­ment sur­vey results Impact of per­for­mance reviews on employ­ee moti­va­tion levels Employ­ee turnover rates
Inform per­for­mance pay decisions	Abil­i­ty of man­agers to dif­fer­en­ti­ate per­for­mance for pay purposes Sat­is­fac­tion lev­els / per­ceived fair­ness of per­for­mance relat­ed pay awards

In addi­tion to agree­ing on suc­cess mea­sures relat­ed to spe­cif­ic per­for­mance goals, it is impor­tant to define some mea­sures for your per­for­mance man­age­ment process­es (i.e. the actu­al mechan­ics). Budete chtít vědět, jak snadné jsou pro vaše zaměstnance a manažery procesy a nástroje, které používají, jak jsou časově náročné, jak dobře jsou implementovány, jaký podíl lidí procesy dodržuje a zda lidé prokazují potřebné dovednosti v oblasti řízení výkonnosti.

Krok 4 – Vyhodnocení vašeho systému řízení výkonnosti

Po stanovení měřítek úspěšnosti je čas začít shromažďovat data a vyhodnocovat.

Chcete-li skutečně zjistit, jak účinné je vaše řízení výkonnosti – a pochopit, jak jej zlepšit – budete potřebovat kombinaci kvalitativních i kvantitativních údajů. Samostatný pohled na kvantitativní údaje, jako je ziskovost společnosti či týmu nebo úroveň angažovanosti zaměstnanců, vám nepomůže pochopit, jaký přímý dopad na ně řízení výkonnosti mělo – ve hře budou i další faktory. Mezi metody, jak získat užitečné kvalitativní a kvantitativní údaje o řízení výkonnosti, patří např:

• Provedení specializovaného průzkumu mezi vybranými zaměstnanci a manažery o jejich názorech a zkušenostech s procesem a nástroji řízení výkonnosti a o tom, jak přispěly k dosažení požadovaných cílů
• Položení konkrétních otázek týkajících se řízení výkonnosti ve vašich stávajících průzkumech postojů zaměstnanců
• Provedení rozhovorů. se vzorkem zaměstnanců a vedoucích pracovníků o jejich zkušenostech s řízením výkonnosti
• Fokusní skupiny
• Vyhledání dat a zpráv z vašeho online systému řízení výkonnosti (pokud jej máte)
• Přezkoumání vzorku cílů a plánů osobního rozvoje z hlediska kvality

Krok 5 – Přijměte opatření na základě výsledků

Po analýze výsledků, měli byste mít jasnou představu o tom, jak efektivní jsou vaše procesy řízení výkonnosti a které aspekty by bylo možné zlepšit. Pokud výsledky nejsou tak dobré, jak jste doufali, nenechte se odradit, protože nejste sami. Studie z roku 2014 zjistila, že pouze 8 % společností uvedlo, že jejich proces řízení výkonnosti přináší vysokou úroveň hodnoty. Nedávno dvě třetiny organizací naznačily, že jejich systém řízení výkonnosti je neefektivní. Rozhodně je tedy co zlepšovat.

Klíčem ke zlepšení řízení výkonnosti je zapojení různých vedoucích pracovníků, manažerů a zaměstnanců do diskusí o tom, jak dosáhnout zlepšení. To vám pomůže získat souhlas s vylepšeným procesem a větší odpovědnost těch, kteří jej musí realizovat.

Jak zlepšit systém řízení výkonnosti

Níže je navrženo pět kroků ke zlepšení procesů řízení výkonnosti:

1. Shrňte výsledky a oblasti ke zlepšení do prezentace, která bude snadno stravitelná i pro osoby mimo personální oddělení.
2. Konzultujte výsledky s vrcholovým vedením. Získejte jejich podporu pro provedení změn a hledejte jejich nápady, jak provést zlepšení.
3. Vyhlaste fokusní skupiny s různými manažery a zaměstnanci z různých oblastí organizace. Prodiskutujte s nimi výsledky a požádejte je o návrhy na zlepšení.
4. Rozhodněte, jaká opatření by měla být přijata k řešení diskutovaných problémů, a vypracujte návrh akčního plánu. Projednejte jej s vrcholovým vedením a cílovými skupinami manažerů/zaměstnanců, abyste získali jejich zpětnou vazbu.
5. Provedete případné požadované změny akčního plánu na základě získané zpětné vazby a poté plán realizujte.

Přestože je zapojení lidí do přepracování procesů řízení výkonnosti nezbytné, pravděpodobně nebudou schopni poskytnout všechny odpovědi. Někdy jim budete muset předložit možnosti založené na osvědčených postupech mimo organizaci. Z tohoto důvodu by pro vás mělo být prioritou sledovat aktuální trendy v oblasti řízení výkonnosti s vědomím, že oblast lidských zdrojů se neustále vyvíjí.

Pomohli jsme stovkám organizací zlepšit jejich systémy řízení výkonnosti tím, že jsme upustili od každoročního hodnocení. Můžeme vám pomoci zlepšit rozhovory a podpořit skvělý výkon ve vaší organizaci. Spojte se s námi ještě dnes a poraďte se, jak vám může náš software pro řízení výkonnosti pomoci.