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How to Run a Small Commercial Cleaning Company

Table of Contents

-How to Market Your Commercial Cleaning Company
-How to Maintain a Successful Business

Commercial cleaning companies are the reason everything is clean and tidy at your doctor’s office, apartment building, office building or store. Whereas residential cleaning companies serve individual families and homes, commercial cleaning companies provide cleaning services to shared, more public spaces.

As long as these buildings exist, there will be a need for cleaning services, so it’s no wonder that some people choose to start cleaning companies. Die Gründung eines Kleinunternehmens kann beängstigend sein, aber wenn Sie strategisch vorgehen, können Sie ein stabiles und rentables Geschäft aufbauen, wenn Sie ein kleines Reinigungsunternehmen gründen.

Wie man ein Reinigungsunternehmen gründet

Die Gründung eines neuen Unternehmens kann sich überwältigend anfühlen. Die großartige Idee für ein Unternehmen ist nur der Anfang. Dann muss man sich um die gesamte notwendige Logistik kümmern. Glücklicherweise gibt es bei der Gründung eines Reinigungsunternehmens nicht allzu viele Dinge, die Sie tun müssen, oder Geld, das Sie ausgeben müssen, um loszulegen. Das ist einer der großen Vorteile dieses Geschäfts. Schauen wir uns an, was Sie tun müssen, um die Dinge offiziell zu machen und Ihr neues Unternehmen auf den Weg zu bringen.

Konsultieren Sie den Kauf eines Franchiseunternehmens

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die, ob Sie selbständig oder als Teil eines Franchiseunternehmens arbeiten wollen. Der Erwerb eines Franchiseunternehmens ist mit Kosten verbunden. In der Regel müssen Sie eine erste Anzahlung leisten und dann laufende Gebühren zahlen, die einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes ausmachen können, den Sie erzielen. Diese Gebühren sind nicht umsonst. Sie haben den Vorteil, Teil einer Marke zu sein, die bereits etabliert ist und einen gewissen Wiedererkennungswert hat.

Es gibt jedoch noch einige andere Nachteile, die Sie bei der Beteiligung an einem Franchiseunternehmen bedenken sollten. In einigen Fällen müssen Sie in einem Einzelhandelsgeschäft tätig sein, was die Gemeinkosten Ihres Unternehmens erheblich erhöht. Mit dem Kauf eines Franchiseunternehmens geben Sie auch die Kontrolle auf, da Sie Ihr Unternehmen auf eine bestimmte Weise führen müssen. Das bedeutet auch, dass Sie Ihr Unternehmen nicht mehr verkaufen können, wenn es einmal hochprofitabel geworden ist.

Wenn Sie sich für ein Franchise-Unternehmen entscheiden, sind viele der folgenden Punkte für Sie vorgegeben. Wenn wir also die Schritte zur Gründung Ihres Unternehmens besprechen, gehen wir davon aus, dass Sie sich für die Selbstständigkeit und nicht für die Zugehörigkeit zu einem Franchise-Unternehmen entschieden haben.

Wählen Sie eine Rechtsform

Der nächste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welcher Rechtsform Ihr Unternehmen angehören soll. Es gibt drei Hauptoptionen, die Sie bei der rechtlichen Einordnung Ihres Unternehmens in Betracht ziehen können. Diese sind:

  • Einzelunternehmen oder Personengesellschaft: Diese Option bietet Ihnen Unabhängigkeit und erspart Ihnen die Eintragung bei der Regierung Ihres Bundeslandes oder die Berichterstattung an diese. Mit dieser größeren Freiheit ist jedoch auch ein höheres Risiko verbunden. Sie bzw. Sie und Ihr Partner sind persönlich für alle Schulden oder Probleme Ihres Unternehmens verantwortlich.
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC): Eine LLC ist eine Mischform zwischen einem Einzelunternehmen oder einer Partnerschaft und einer Aktiengesellschaft. Sie bietet einen gewissen Schutz für Ihre persönliche Haftung, wenn auch nicht in demselben Maße wie eine Kapitalgesellschaft, erfordert aber auch, dass die Mitglieder Steuern auf die Selbständigkeit zahlen. Die Anmeldung einer LLC kann Sie zwischen 40 und 500 Dollar kosten, je nachdem, in welchem Bundesstaat Sie leben.
  • Corporation: Bei dieser Option wird Ihr Unternehmen zu einer völlig eigenständigen Einheit. Ihr persönliches Vermögen ist geschützt, aber es bedeutet auch, dass sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen steuerpflichtig sein können. Diese Option zwingt Sie auch dazu, mehr Vorschriften einzuhalten und mehr Aufmerksamkeit auf eine sorgfältige Buchführung zu verwenden. Die Gründung einer Gesellschaft ist im Allgemeinen keine beliebte Option für kleine Unternehmen.

Finden Sie einen Namen

Der Name Ihres Unternehmens ist wichtig, aber denken Sie nicht zu viel darüber nach. Stellen Sie nur sicher, dass der Name den Kunden genau vermittelt, was Sie tun. Ein einfacher Name wie Carla’s Commercial Cleaning Services reicht völlig aus. Vergewissern Sie sich, dass es keine anderen Unternehmen mit dem gewünschten Namen oder einem ähnlichen Namen gibt. Selbst Kara’s Commercial Cleaning Co. könnte für Verwirrung sorgen, wenn Kunden versuchen, Sie online zu finden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Namen Ihres Unternehmens offiziell registrieren zu lassen. Wie Sie vorgehen, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.

Einrichten eines Geschäftskontos

Unabhängig von der Rechtsform, die Sie für Ihr neues Unternehmen wählen, müssen Sie ein Bankkonto für Ihr Unternehmen einrichten, um Kosten und Gewinne von Ihren persönlichen Finanzen zu trennen. Wenn Sie Ihre Kunden wissen lassen, dass sie direkt online bezahlen oder Schecks an Ihr Unternehmen ausstellen können, verleiht das Ihrem Unternehmen Legitimität, während die Aufforderung an Ihre Kunden, Sie persönlich zu bezahlen, genau das Gegenteil bewirkt.

Bevor Sie ein Bankkonto für Ihr Unternehmen eröffnen, sollten Sie die Anforderungen kennen. Für Firmenkonten gelten die strengsten Anforderungen, die jedoch nicht auf Sie zutreffen, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine GmbH, ein Einzelunternehmen oder eine Partnerschaft handelt. Bei einer LLC müssen Sie der Bank Ihre staatlichen Registrierungsunterlagen vorlegen. For a sole proprietorship or partnership, you will have to share the Employer Identification Number assignment letter, which you will have received from the Internal Revenue Service (IRS).

Consider Purchasing Insurance

Insurance protects you from unfortunate circumstances or accidents that could occur. For example, if one of your employees accidentally breaks something valuable in a client’s building, liability insurance would cover the expense to fix or replace the item. Without insurance, those expenses would come out of your profits. Liability insurance also applies to third-party claims over bodily injuries. General liability insurance is the most basic type of insurance you can get for your business and typically has an annual premium between $375 and $700, but it is worth the investment.

If you want other types or higher levels of protection, consider the following options, as well:

  • Commercial property insurance: Insures your business’s assets, including your office building, if you have one, along with your equipment or supplies. Annual premiums tend to fall between $500 to $750.
  • Business owners‘ policy (BOP): If you want general liability insurance and commercial property insurance, you should get a business owners‘ policy, which combines the two. With an annual premium between $725 and $1,000, you will save money bundling this way.
  • Commercial vehicle insurance: If your business has vans or any other type of vehicle you and your employees use to get from job to job, you can cover these vehicles through commercial vehicle insurance. Premiums range from $1,500 to $3,000, depending on the policy.
  • Workers‘ compensation: This insurance policy covers injuries employees may experience on the job and wage replacement. Annual premiums are in the $1,500 to $3,000 range.
  • Umbrella insurance: If you want to be insured beyond the limits of your liability insurance, you can purchase an umbrella insurance policy. The annual premium for umbrella insurance is $400.
  • Bond: A bond is a type of insurance that financially guarantees certain terms. One of the most important functions of a bond for a cleaning company is that it safeguards your business and clients if an employee ever commits theft. Some clients prefer to work with bonded cleaning businesses for this reason.

Determine Services and Rates

Next, you need to determine what services your company will offer and how much you will charge. By identifying as a commercial cleaning company, you already narrow in on cleaning services for commercial, rather than residential, buildings, but if there are certain services you are and are not equipped to offer, make sure you are prepared to let potential clients know.

As for your rates, there are several different ways you can set rates. Here are the main options to consider:

  • Hourly: The most common way of setting rates is by the hour. To home in on an appropriate hourly rate, first pay attention to what your competitors are charging.
  • Flat: A flat, or fixed, rate is one you come up with for a particular job and does not change regardless of the time the job actually takes. You may have to get some information from the client to determine an appropriate rate.
  • Square Foot: Especially in the commercial cleaning business, the buildings your company services can vary a lot in size. You can set a dollar amount per square foot or can charge a higher hourly rate if a building exceeds a certain square footage that you have determined.
  • Monthly: If a client contracts your services long-term and requires roughly the same routine services each month, you may opt to set a monthly rate. You may also want to include a discount as an incentive for these long-term contracts.

Stock up on Supplies

Don’t forget to stock up on all the necessary supplies for commercial cleaning. These items include:

  • Apron or cleaning uniform
  • Rubber or latex gloves
  • Commercial grade vacuum cleaner
  • Floor buffer
  • Extension cord
  • Mop
  • Broom
  • Scrubbing brushes
  • Rags
  • Paper towels
  • Sponges
  • Duster
  • Wet floor signs
  • Bucket
  • Toilet brush
  • Garbage bags
  • All-purpose cleaner
  • Soap
  • Furniture polish
  • Window cleaner
  • Disinfectants

How to Market Your Small Commercial Cleaning Company

Starting a commercial cleaning company isn’t the end of the story. You have to get clients, and you do this mainly through marketing. When it comes to marketing your business, you can choose between handing off this responsibility to a professional marketer or doing the work yourself. Especially in the beginning, you may want to save money by doing your own marketing. There are two main types of marketing we’ll look at here — traditional and online.

Market Your Business the Traditional Way

Traditional marketing includes print, TV and radio ads. These are the types of ads that have been around for a long time and are still useful means of gaining exposure. Here are a few ideas for traditional advertising:

  • Place door hangers or flyers on the doors of establishments near a building your company cleans.
  • Place magnetic signs on your vehicle to advertise your services wherever you go.
  • Send postcards to businesses through the mail that offer a discount.
  • Send fridge magnets in the mail with your company’s name and contact information.
  • Buy a short ad spot on a local radio station, and be sure to repeat your contact information.
  • Take advantage of word-of-mouth leads by calling a business you think may be interested in your services and offering a free consultation.
  • Keep business cards and brochures on hand in case someone wants your contact information or information about your services.
  • Offer an incentive to clients for referrals.

Market Your Business Online

Online marketing is more important than ever since more than 85 percent of searches for products and services take place online. Online marketing is not just about advertising but also about creating a presence so potential clients can find you easily. Here are some ways to market your business online:

  • Purchase a domain that fits your business and create a website that includes information about what you do along with a form to contact you.
  • Create a blog on your website where you write and share articles on topics related to cleaning.
  • Create a page for your business on major social media networks and share pictures and promotions. Ask clients to „like“ your page.
  • Set up your business listing on Google My Business. This service is free and helps people find your business when they search for local cleaning companies.
  • Pay for ads online. These could include pay-per-click, banner or social media ads.
  • On your website, offer an incentive for visitors to sign up for an email list. Then, send out newsletter emails and possibly discounts regularly.
  • Ask clients to post reviews of your business online. Considering that many people read online reviews before visiting a company or making a purchase, it’s crucial that your business is well-represented online.

Maintaining a Great Business

Once you’ve established a solid client base, you may feel like you’re all set. This is a great accomplishment, but your work is hardly done. Owning a cleaning company isn’t enough — you have to remain focused on making your business successful. Here are three tips for success to keep in mind, no matter how long your company has been around:

  • Don’t overextend yourself: Before taking on jobs, make sure they would be profitable for your business and that they won’t overload your schedule. You never want to sacrifice the standard of quality your current clients have come to appreciate and expect to take on more jobs.
  • Network with other pros: Networking is important for any small business owner. Meeting small business owners in and outside of your industry is a great way to learn new tips for best practices on the job, equipment to try or effective marketing strategies. You can also gain referrals and even potential partnerships.
  • Don’t lose sight of the big picture: It’s important that you periodically take stock of your business to see how far you’ve come and to determine how effectively you’re moving toward your goals. When you meet a goal, set a new one. This doesn’t mean your business needs to keep growing. Goals can focus on things like customer satisfaction or improved efficiency.

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