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How to Run a Small Commercial Cleaning Company

Table of Contents

-How to Market Your Commercial Cleaning Company
-How to Maintain a Successful Business

Commercial cleaning companies are the reason everything is clean and tidy at your doctor’s office, apartment building, office building or store. Whereas residential cleaning companies serve individual families and homes, commercial cleaning companies provide cleaning services to shared, more public spaces.

As long as these buildings exist, there will be a need for cleaning services, so it’s no wonder that some people choose to start cleaning companies. Le démarrage de toute petite entreprise peut être effrayant, mais tant que vous vous y prenez de manière stratégique, vous pouvez profiter d’une entreprise stable et rentable lorsque vous démarrez une petite entreprise de nettoyage commercial.

Comment démarrer une entreprise de nettoyage commercial

Démarrer une nouvelle entreprise, quelle qu’elle soit, peut sembler écrasant. L’idée géniale d’une entreprise n’est que le début. Ensuite, vous devez vous occuper de toute la logistique nécessaire. Heureusement, lorsque vous démarrez une entreprise de nettoyage, il n’y a pas trop de choses à faire ou d’argent à dépenser pour commencer. C’est l’un des principaux avantages de cette activité. Voyons ce que vous devez faire pour officialiser les choses et faire décoller votre nouvelle entreprise.

Envisager d’acheter dans une franchise

La première décision que vous devez prendre est de savoir si vous voulez opérer indépendamment ou dans le cadre d’une franchise. L’achat d’une franchise a un coût qui lui est associé. En général, vous devez verser un acompte initial, puis payer des frais permanents, qui peuvent représenter un pourcentage des revenus que vous réalisez. Ces frais ne sont pas gratuits. Vous obtenez l’avantage de faire partie d’une marque qui a déjà été établie et qui a une certaine reconnaissance.

Il y a d’autres inconvénients à faire partie d’une franchise que vous devriez également considérer, cependant. Dans certains cas, vous pouvez être tenu de fonctionner à partir d’un emplacement de vente au détail, ce qui ajoute considérablement aux frais généraux de votre entreprise. Vous renoncez également au contrôle lorsque vous achetez une franchise, car vous devez gérer votre entreprise d’une certaine manière. Cela signifie également que vous ne pouvez pas vendre votre entreprise un jour, une fois qu’elle est devenue très rentable.

Si vous choisissez d’acheter dans une franchise, beaucoup des éléments suivants seront prédéterminés pour vous. Ainsi, alors que nous continuons à discuter des étapes de la création de votre entreprise, nous supposerons que vous avez choisi de fonctionner de manière indépendante plutôt que de faire partie d’une franchise.

Sélectionner une entité juridique

La prochaine étape consiste à décider de l’entité juridique dont relèvera votre entreprise. Il y a trois options principales à considérer pour savoir comment classer juridiquement votre entreprise. Ce sont :

  • L’entreprise individuelle ou le partenariat : Cette option vous donne l’indépendance et vous évite d’avoir à vous enregistrer ou à faire des rapports auprès du gouvernement de votre État. Cependant, avec ce plus haut niveau de liberté vient un plus haut niveau de risque. Vous, ou vous et votre partenaire, serez personnellement responsable des dettes ou des problèmes que votre entreprise rencontre.
  • Société à responsabilité limitée (LLC) : Une LLC est une option hybride qui se situe quelque part entre une entreprise individuelle ou un partenariat et une société. Elle offre une certaine protection à votre responsabilité personnelle, bien que pas au même degré qu’une société, mais elle exige également que les membres paient des impôts sur le travail indépendant. Le dépôt d’un dossier pour une LLC peut vous coûter entre 40 et 500 dollars, selon l’État dans lequel vous vivez.
  • Société : Cette option transforme votre entreprise en une entité complètement distincte de la vôtre. Vos actifs personnels sont sauvegardés, mais cela signifie également que vous et votre entreprise peuvent être imposés. Cette option vous oblige également à vous conformer à davantage de réglementations et à consacrer plus d’attention à la tenue minutieuse de registres. La constitution en société n’est généralement pas une option populaire pour les petites entreprises.

Créer un nom

Le nom de votre entreprise est important, mais ne réfléchissez pas trop. Assurez-vous simplement que le nom communique avec précision aux clients ce que vous faites. Un nom simple comme Carla’s Commercial Cleaning Services fera l’affaire. Vérifiez qu’il n’existe pas d’autres entreprises portant le nom que vous souhaitez ou un nom similaire. Même Kara’s Commercial Cleaning Co. pourrait prêter à confusion lorsque les clients essaieront de vous rechercher en ligne. Il existe plusieurs façons d’enregistrer officiellement le nom de votre entreprise. La façon dont vous vous y prendrez dépendra de l’entité juridique de votre entreprise.

Créer un compte bancaire d’entreprise

Quoi que vous choisissiez comme entité juridique pour votre nouvelle entreprise, vous devrez créer un compte bancaire pour votre entreprise afin de séparer les coûts et les profits de vos finances personnelles. Faire savoir aux clients qu’ils peuvent payer directement en ligne ou faire des chèques à l’ordre de votre entreprise confère une légitimité à vos opérations commerciales, tandis que demander aux clients de vous payer personnellement fait exactement le contraire.

Avant d’aller ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise, connaissez les exigences. Les comptes bancaires d’entreprise ont les exigences les plus rigides, mais celles-ci ne s’appliqueront pas à vous si votre entreprise est une SARL, une entreprise individuelle ou un partenariat. Pour une SARL, vous devrez montrer à la banque les documents d’enregistrement de l’État. For a sole proprietorship or partnership, you will have to share the Employer Identification Number assignment letter, which you will have received from the Internal Revenue Service (IRS).

Consider Purchasing Insurance

Insurance protects you from unfortunate circumstances or accidents that could occur. For example, if one of your employees accidentally breaks something valuable in a client’s building, liability insurance would cover the expense to fix or replace the item. Without insurance, those expenses would come out of your profits. Liability insurance also applies to third-party claims over bodily injuries. General liability insurance is the most basic type of insurance you can get for your business and typically has an annual premium between $375 and $700, but it is worth the investment.

If you want other types or higher levels of protection, consider the following options, as well:

  • Commercial property insurance: Insures your business’s assets, including your office building, if you have one, along with your equipment or supplies. Annual premiums tend to fall between $500 to $750.
  • Business owners’ policy (BOP): If you want general liability insurance and commercial property insurance, you should get a business owners’ policy, which combines the two. With an annual premium between $725 and $1,000, you will save money bundling this way.
  • Commercial vehicle insurance: If your business has vans or any other type of vehicle you and your employees use to get from job to job, you can cover these vehicles through commercial vehicle insurance. Premiums range from $1,500 to $3,000, depending on the policy.
  • Workers’ compensation: This insurance policy covers injuries employees may experience on the job and wage replacement. Annual premiums are in the $1,500 to $3,000 range.
  • Umbrella insurance: If you want to be insured beyond the limits of your liability insurance, you can purchase an umbrella insurance policy. The annual premium for umbrella insurance is $400.
  • Bond: A bond is a type of insurance that financially guarantees certain terms. One of the most important functions of a bond for a cleaning company is that it safeguards your business and clients if an employee ever commits theft. Some clients prefer to work with bonded cleaning businesses for this reason.

Determine Services and Rates

Next, you need to determine what services your company will offer and how much you will charge. By identifying as a commercial cleaning company, you already narrow in on cleaning services for commercial, rather than residential, buildings, but if there are certain services you are and are not equipped to offer, make sure you are prepared to let potential clients know.

As for your rates, there are several different ways you can set rates. Here are the main options to consider:

  • Hourly: The most common way of setting rates is by the hour. To home in on an appropriate hourly rate, first pay attention to what your competitors are charging.
  • Flat: A flat, or fixed, rate is one you come up with for a particular job and does not change regardless of the time the job actually takes. You may have to get some information from the client to determine an appropriate rate.
  • Square Foot: Especially in the commercial cleaning business, the buildings your company services can vary a lot in size. You can set a dollar amount per square foot or can charge a higher hourly rate if a building exceeds a certain square footage that you have determined.
  • Monthly: If a client contracts your services long-term and requires roughly the same routine services each month, you may opt to set a monthly rate. You may also want to include a discount as an incentive for these long-term contracts.

Stock up on Supplies

Don’t forget to stock up on all the necessary supplies for commercial cleaning. These items include:

  • Apron or cleaning uniform
  • Rubber or latex gloves
  • Commercial grade vacuum cleaner
  • Floor buffer
  • Extension cord
  • Mop
  • Broom
  • Scrubbing brushes
  • Rags
  • Paper towels
  • Sponges
  • Duster
  • Wet floor signs
  • Bucket
  • Toilet brush
  • Garbage bags
  • All-purpose cleaner
  • Soap
  • Furniture polish
  • Window cleaner
  • Disinfectants

How to Market Your Small Commercial Cleaning Company

Starting a commercial cleaning company isn’t the end of the story. You have to get clients, and you do this mainly through marketing. When it comes to marketing your business, you can choose between handing off this responsibility to a professional marketer or doing the work yourself. Especially in the beginning, you may want to save money by doing your own marketing. There are two main types of marketing we’ll look at here — traditional and online.

Market Your Business the Traditional Way

Traditional marketing includes print, TV and radio ads. These are the types of ads that have been around for a long time and are still useful means of gaining exposure. Here are a few ideas for traditional advertising:

  • Place door hangers or flyers on the doors of establishments near a building your company cleans.
  • Place magnetic signs on your vehicle to advertise your services wherever you go.
  • Envoyez par la poste des cartes postales aux entreprises qui offrent une réduction.
  • Envoyez par la poste des aimants de réfrigérateur avec le nom et les coordonnées de votre entreprise.
  • Achetez un court spot publicitaire sur une station de radio locale, et assurez-vous de répéter vos coordonnées.
  • Profitez des pistes du bouche-à-oreille en appelant une entreprise qui, selon vous, pourrait être intéressée par vos services et en offrant une consultation gratuite.
  • Gardez des cartes de visite et des brochures à portée de main au cas où quelqu’un voudrait vos coordonnées ou des informations sur vos services.
  • Offrez une incitation aux clients pour les recommandations.

Marketing en ligne de votre entreprise

Le marketing en ligne est plus important que jamais puisque plus de 85 % des recherches de produits et de services ont lieu en ligne. Le marketing en ligne ne consiste pas seulement à faire de la publicité, mais aussi à créer une présence pour que les clients potentiels puissent vous trouver facilement. Voici quelques façons de commercialiser votre entreprise en ligne :

  • Achetez un domaine qui correspond à votre entreprise et créez un site Web qui comprend des informations sur ce que vous faites ainsi qu’un formulaire pour vous contacter.
  • Créer un blog sur votre site Web où vous écrivez et partagez des articles sur des sujets liés au nettoyage.
  • Créer une page pour votre entreprise sur les principaux réseaux de médias sociaux et partager des photos et des promotions. Demandez aux clients de  » liker  » votre page.
  • Mettez en place votre fiche d’entreprise sur Google My Business. Ce service est gratuit et aide les gens à trouver votre entreprise lorsqu’ils recherchent des entreprises de nettoyage locales.
  • Payer pour des annonces en ligne. Il peut s’agir de publicités payantes au clic, de bannières ou de publicités sur les médias sociaux.
  • Sur votre site Web, proposez une incitation aux visiteurs pour qu’ils s’inscrivent à une liste de diffusion. Ensuite, envoyez régulièrement des e-mails de newsletter et éventuellement des réductions.
  • Demandez aux clients de publier des avis sur votre entreprise en ligne. Considérant que de nombreuses personnes lisent des avis en ligne avant de visiter une entreprise ou de faire un achat, il est crucial que votre entreprise soit bien représentée en ligne.

Maintenir une excellente entreprise

Une fois que vous avez établi une base de clients solide, vous pouvez avoir l’impression que tout est prêt. C’est un grand accomplissement, mais votre travail est à peine terminé. Posséder une entreprise de nettoyage n’est pas suffisant – vous devez rester concentré sur la réussite de votre entreprise. Voici trois conseils de réussite à garder à l’esprit, quelle que soit l’ancienneté de votre entreprise :

  • Ne vous surmenez pas : Avant d’accepter des travaux, assurez-vous qu’ils seraient rentables pour votre entreprise et qu’ils ne surchargeront pas votre emploi du temps. Vous ne voulez jamais sacrifier le niveau de qualité que vos clients actuels ont appris à apprécier et s’attendent à prendre plus de travail.
  • Réseau avec d’autres pros : Le réseautage est important pour tout propriétaire de petite entreprise. Rencontrer des propriétaires de petites entreprises dans et en dehors de votre secteur d’activité est un excellent moyen d’apprendre de nouvelles astuces pour les meilleures pratiques au travail, les équipements à essayer ou les stratégies de marketing efficaces. Vous pouvez également obtenir des références et même des partenariats potentiels.
  • Ne perdez pas de vue la vue d’ensemble : Il est important que vous fassiez périodiquement le point sur votre entreprise pour voir le chemin parcouru et déterminer l’efficacité de votre progression vers vos objectifs. Lorsque vous atteignez un objectif, fixez-en un nouveau. Cela ne signifie pas que votre entreprise doit continuer à se développer. Les objectifs peuvent se concentrer sur des choses comme la satisfaction des clients ou l’amélioration de l’efficacité.

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