Misurare l’efficacia del Performance Management: 5 passi per un sistema efficace

Come misurate l’efficacia dei vostri processi di performance management? Di seguito, esploriamo come misurare efficacemente le performance organizzative per mantenere la vostra azienda e i vostri dipendenti sulla buona strada.

Le organizzazioni investono una quantità significativa di tempo (e quindi di denaro) nelle attività di performance management. Infatti, prima del loro rinnovamento della gestione delle performance, Deloitte ha calcolato che i loro 65.000 dipendenti spendevano un totale di 2 milioni di ore all’anno per compilare moduli, tenere riunioni e assegnare e analizzare le valutazioni. CEB ha scoperto che i manager hanno speso una media di 210 ore all’anno per la gestione delle prestazioni, scoprendo che un’azienda di 10.000 persone spendeva 35 milioni di dollari all’anno solo per le revisioni delle prestazioni. Eppure molti di noi – manager e dipendenti – sono insoddisfatti della qualità e dell’efficacia dei nostri sistemi di performance management.

Se questo vi suona familiare, è ora di agire e iniziare a misurare l’efficacia del vostro sistema di performance management.

Di seguito, delineiamo cinque passi che vi porteranno sulla strada della misurazione delle performance in modo significativo.

Passo 1 – Fai la tua ricerca e confronta le best practice

Se avete intenzione di valutare la qualità del vostro sistema di gestione delle performance in modo oggettivo, un primo passo importante è capire cosa significa “eccellente” per la vostra azienda.

Spendete del tempo per leggere le ultime ricerche sulle tendenze e le best practice del performance management. Guardate alcuni casi di studio di organizzazioni che hanno avuto successo dopo aver rivitalizzato il loro sistema di gestione delle performance. Per aiutarti in questo, abbiamo creato un eBook gratuito sulla gestione efficace delle performance, che riassume un’ampia varietà di ricerche e casi di studio in una guida facilmente digeribile.

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Step 2 – Essere chiari sugli obiettivi della tua organizzazione per la gestione delle performance

Un certo numero di principi guida sono venuti alla luce nelle recenti ricerche sulla gestione delle performance – come l’importanza di avere regolari “check-in” focalizzati sul futuro, dare feedback frequenti e disaccoppiare la misurazione delle performance dalle discussioni sullo sviluppo delle prestazioni. Ma l’efficacia del vostro processo di performance management dipenderà in ultima analisi da ciò che state cercando di ottenere da esso.

Per questo motivo, è essenziale essere chiari al 100% su quali sono gli obiettivi della vostra organizzazione per il performance management. Questo è qualcosa che dovrebbe essere discusso e concordato con la vostra leadership senior.

Un sondaggio condotto da eReward nel 2014 ha rilevato che gli obiettivi più comuni per il performance management erano:

• per migliorare la performance organizzativa
• per allineare gli obiettivi individuali e organizzativi
• per sviluppare una cultura della performance
• per migliorare la performance individuale
• per allineare il comportamento individuale ai valori organizzativi
• per fornire la base per lo sviluppo personale
• per informare le decisioni sulla retribuzione della performance

Step 3 – Come misurare la performance organizzativa: Stabilire le misure di successo

Una volta che avete chiari gli obiettivi del vostro sistema di gestione della performance, il passo successivo è quello di stabilire come dovrebbe essere il successo per ognuno di essi. Here are some suc­cess mea­sures for a selec­tion of the com­mon per­for­mance man­age­ment goals above, to show you how to mea­sure the effec­tive­ness of your sys­tem against your per­for­mance man­age­ment goals:

Per­for­mance Man­age­ment Goal	Exam­ple Suc­cess Measures
Improve organ­i­sa­tion­al / team performance	Increase in prof­itabil­i­ty of organ­i­sa­tion / teams Growth in rev­enue or oth­er mea­sures such as cus­tomer satisfaction
Improve indi­vid­ual performance	Qual­i­ty and fre­quen­cy of employ­ee-man­ag­er per­for­mance conversations Per­cent­age of employ­ees with objec­tives set Qual­i­ty of objectives Per­cent­age of high and low per­form­ers in the organisation
Encour­age per­for­mance development	Amount of per­son­al devel­op­ment activ­i­ty undertaken Fre­quen­cy and qual­i­ty of feed­back given
Increase employ­ee moti­va­tion and engagement	Employ­ee engage­ment sur­vey results Impact of per­for­mance reviews on employ­ee moti­va­tion levels Employ­ee turnover rates
Inform per­for­mance pay decisions	Abil­i­ty of man­agers to dif­fer­en­ti­ate per­for­mance for pay purposes Sat­is­fac­tion lev­els / per­ceived fair­ness of per­for­mance relat­ed pay awards

In addi­tion to agree­ing on suc­cess mea­sures relat­ed to spe­cif­ic per­for­mance goals, it is impor­tant to define some mea­sures for your per­for­mance man­age­ment process­es (i.e. the actu­al mechan­ics). Vorrai sapere quanto sono facili per i tuoi dipendenti e manager i processi e gli strumenti che usano, quanto tempo richiedono, quanto bene sono implementati, quale percentuale di persone segue i processi e se le persone dimostrano le necessarie abilità di gestione delle performance.

Step 4 – Valutazione del tuo sistema di gestione delle performance

Una volta stabilite le tue misure di successo, è il momento di iniziare a raccogliere dati e valutare.

Per sapere veramente quanto sia efficace la vostra gestione delle performance – e per capire come migliorarla – avrete bisogno di una combinazione di dati qualitativi e quantitativi. Guardare le cifre quantitative come la redditività dell’azienda o del team o i livelli di impegno dei dipendenti non vi aiuterà a capire l’impatto diretto che la gestione delle performance ha avuto su di essi – ci saranno anche altri fattori in gioco. I metodi per ottenere utili dati qualitativi e quantitativi sul performance management includono:

• Effettuare un sondaggio dedicato ad una selezione di dipendenti e manager sulle loro opinioni ed esperienze del processo e degli strumenti di performance management e su come hanno contribuito a raggiungere gli obiettivi desiderati
• Fare domande specifiche relative al performance management nelle vostre indagini esistenti sull’atteggiamento dei dipendenti
• Condurre interviste con un campione di dipendenti e manager sulle loro esperienze di performance management
• Focus group
• Estrarre dati e report dal vostro sistema di performance management online (se ne avete uno)
• Esaminare un campione di obiettivi e piani di sviluppo personale per la qualità

Step 5 – Agire sui risultati

Una volta analizzati i risultati, dovresti avere un’idea chiara di quanto siano efficaci i tuoi processi di gestione delle performance e quali aspetti potrebbero essere migliorati. Se i risultati non sono così buoni come speravate, non scoraggiatevi perché non siete i soli. Uno studio del 2014 ha scoperto che solo l’8% delle aziende ha riferito che il loro processo di gestione delle performance porta alti livelli di valore. Più recentemente, due terzi delle organizzazioni hanno suggerito che il loro sistema di gestione delle prestazioni è inefficace. C’è sicuramente un margine di miglioramento.

La chiave per migliorare il vostro performance management è coinvolgere una varietà di senior manager, dirigenti e dipendenti nelle discussioni su come apportare miglioramenti. Questo vi aiuterà a ottenere il buy-in del processo migliorato e una maggiore proprietà da parte di coloro che devono implementarlo.

Come migliorare il tuo sistema di gestione delle performance

Questi sono i cinque passi suggeriti per migliorare i tuoi processi di gestione delle performance:

1. Sommetti i risultati e le aree di miglioramento in una presentazione che può essere facilmente digerita da chi non fa parte delle risorse umane.
2. Consulta il senior management sui risultati. Ottieni il loro sostegno per apportare cambiamenti e cerca le loro idee su come apportare miglioramenti.
3. Fai dei focus group con una varietà di manager e impiegati di diverse aree dell’organizzazione. Discutete con loro i risultati e chiedete i loro suggerimenti per il miglioramento.
4. Decidete quali azioni dovrebbero essere intraprese per affrontare i problemi discussi e stilate un piano d’azione proposto. Discutetene con il vostro senior management e con i focus group manager/dipendenti per ottenere il loro feedback.
5. Fate qualsiasi modifica necessaria al piano d’azione sulla base del feedback ricevuto, quindi implementate il piano.

Mentre coinvolgere le persone nella riprogettazione dei vostri processi di gestione delle performance è essenziale, probabilmente non saranno in grado di fornire tutte le risposte. A volte avrete bisogno di presentare loro delle opzioni basate sulle migliori pratiche provenienti dall’esterno dell’organizzazione. Per questo motivo, dovrebbe essere una priorità rimanere aggiornati sulle tendenze della gestione delle performance, sapendo che il campo delle risorse umane è in continua evoluzione.

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