Geplaatst op Geef een reactie

Effectiviteit van prestatiemanagement meten: 5 stappen naar een effectief systeem

Prestatiemanagement meten

Hoe meet u de effectiviteit van uw performance managementprocessen? Hieronder gaan we na hoe u de prestaties van uw organisatie effectief kunt meten om uw bedrijf en uw medewerkers op koers te houden.

Organisaties investeren een aanzienlijke hoeveelheid tijd (en dus geld) in prestatiemanagementactiviteiten. Zo berekende Deloitte dat hun 65.000 medewerkers vóór de vernieuwing van hun performance management in totaal 2 miljoen uur per jaar besteedden aan het invullen van formulieren, het houden van vergaderingen en het toekennen en analyseren van beoordelingen. CEB ontdekte dat managers gemiddeld 210 uur per jaar besteedden aan performance management, en ontdekte dat een bedrijf met 10.000 werknemers alleen al aan functioneringsgesprekken 35 miljoen dollar per jaar spendeerde. Toch zijn zo velen van ons – zowel managers als medewerkers – ontevreden over de kwaliteit en effectiviteit van onze performance management systemen.

Als dit bekend klinkt, wordt het tijd dat u actie onderneemt en de effectiviteit van uw performance management systeem gaat meten.

Hieronder schetsen we vijf stappen die u op weg helpen om prestaties op een zinvolle manier te meten.

Stap 1 – Doe uw onderzoek en benchmark best practices

Als u de kwaliteit van uw performance management systeem objectief gaat beoordelen, is een belangrijke eerste stap te begrijpen hoe “uitstekend” er voor uw bedrijf uitziet.

Spendeer wat tijd aan het lezen van het laatste onderzoek naar performance management trends en best practices. Bekijk enkele casestudies van organisaties die succes hebben geboekt door hun prestatiebeheersysteem nieuw leven in te blazen. Om hierbij te helpen, hebben we een gratis eBook gemaakt over effectief performance management, dat een grote verscheidenheid aan onderzoek en case studies samenvat in een gemakkelijk verteerbare gids.

Boek uw persoonlijke demo

Boek uw persoonlijke demo

Wilt u zien hoe onze Performance Management Software werkt?

Stap 2 – Wees duidelijk over de doelen van uw organisatie voor performance management

Er zijn een aantal leidende principes naar voren gekomen in recent onderzoek naar performance management – zoals het belang van regelmatige toekomstgerichte “check-ins”, het geven van frequente feedback en het loskoppelen van prestatiemeting en prestatieontwikkelingsgesprekken. Maar hoe effectief uw performance management proces is, zal uiteindelijk afhangen van wat u ermee wilt bereiken.

Daarom is het van essentieel belang om 100% duidelijk te zijn over wat de doelen van uw organisatie zijn voor performance management. Dit is iets dat moet worden besproken en overeengekomen met uw senior leiderschap.

Uit een enquête van eReward uit 2014 bleek dat de meest voorkomende doelen voor performance management waren:

  • de organisatieprestaties verbeteren
  • individuele en organisatiedoelstellingen op elkaar afstemmen
  • een prestatiecultuur ontwikkelen
  • individuele prestaties verbeteren
  • individueel gedrag afstemmen op organisatiewaarden
  • de basis bieden voor persoonlijke ontwikkeling
  • beslissingen over prestatiebeloning onderbouwen

Stap 3 – Hoe de organisatieprestaties te meten: Bepaal uw succesmaatstaven

Als de doelstellingen van uw prestatiebeheersysteem duidelijk zijn, is de volgende stap om vast te stellen hoe succes voor elk van de doelstellingen eruit moet zien. Here are some suc­cess mea­sures for a selec­tion of the com­mon per­for­mance man­age­ment goals above, to show you how to mea­sure the effec­tive­ness of your sys­tem against your per­for­mance man­age­ment goals:

Per­for­mance Man­age­ment Goal

Exam­ple Suc­cess Measures

Improve organ­i­sa­tion­al / team performance

  • Increase in prof­itabil­i­ty of organ­i­sa­tion / teams
  • Growth in rev­enue or oth­er mea­sures such as cus­tomer satisfaction

Improve indi­vid­ual performance

  • Qual­i­ty and fre­quen­cy of employ­ee-man­ag­er per­for­mance conversations
  • Per­cent­age of employ­ees with objec­tives set
  • Qual­i­ty of objectives
  • Per­cent­age of high and low per­form­ers in the organisation

Encour­age per­for­mance development

  • Amount of per­son­al devel­op­ment activ­i­ty undertaken
  • Fre­quen­cy and qual­i­ty of feed­back given

Increase employ­ee moti­va­tion and engagement

  • Employ­ee engage­ment sur­vey results
  • Impact of per­for­mance reviews on employ­ee moti­va­tion levels
  • Employ­ee turnover rates

Inform per­for­mance pay decisions

  • Abil­i­ty of man­agers to dif­fer­en­ti­ate per­for­mance for pay purposes
  • Sat­is­fac­tion lev­els / per­ceived fair­ness of per­for­mance relat­ed pay awards

In addi­tion to agree­ing on suc­cess mea­sures relat­ed to spe­cif­ic per­for­mance goals, it is impor­tant to define some mea­sures for your per­for­mance man­age­ment process­es (i.e. the actu­al mechan­ics). U wilt weten hoe gemakkelijk uw medewerkers en managers de processen en instrumenten vinden die ze gebruiken, hoe tijdrovend ze zijn, hoe goed ze zijn geïmplementeerd, welk deel van de mensen de processen volgt en of mensen de nodige vaardigheden op het gebied van prestatiemanagement aan de dag leggen.

Stap 4 – Evaluatie van uw prestatiebeheersysteem

Als u eenmaal uw succesmaatstaven hebt vastgesteld, is het tijd om te beginnen met het verzamelen van gegevens en het evalueren.

Om echt te weten hoe effectief uw performance management is – en om te begrijpen hoe u het kunt verbeteren – hebt u een combinatie van zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens nodig. Als u alleen naar kwantitatieve cijfers kijkt, zoals de winstgevendheid van uw bedrijf of team of de mate van betrokkenheid van uw werknemers, krijgt u geen goed beeld van de directe invloed die performance management op hen heeft gehad – er zullen ook andere factoren meespelen. Methoden voor het verkrijgen van bruikbare kwalitatieve en kwantitatieve performance management-gegevens zijn onder meer:

  • Uitvoeren van een specifieke enquête onder een selectie van medewerkers en managers over hun opvattingen en ervaringen met het performance management-proces en -instrumenten en hoe deze hebben bijgedragen aan het bereiken van de gewenste doelen
  • Het stellen van specifieke vragen met betrekking tot performance management in uw bestaande attitudeonderzoeken onder medewerkers
  • Het houden van interviews met een steekproef van medewerkers en managers over hun ervaringen met performance management
  • Focusgroepen
  • Extractie van gegevens en rapporten uit uw online performance management systeem (als u er een hebt)
  • Evaluatie van een steekproef van doelstellingen en persoonlijke ontwikkelingsplannen op kwaliteit

Stap 5 – Onderneem actie op de resultaten

Als u de resultaten hebt geanalyseerd, moet u een duidelijk idee hebben van hoe effectief uw performance management-processen zijn en welke aspecten voor verbetering vatbaar zijn. Als de resultaten niet zo goed zijn als u had gehoopt, wees dan niet ontmoedigd, want u bent niet de enige. Uit een onderzoek uit 2014 bleek dat slechts 8% van de bedrijven aangaf dat hun performance management-proces een hoge mate van waarde oplevert. Meer recent stelde tweederde van de organisaties dat hun prestatiebeheersysteem ineffectief was. Er is dus zeker ruimte voor verbetering.

De sleutel tot het verbeteren van uw performance management is het betrekken van een verscheidenheid aan senior managers, leidinggevenden en medewerkers bij discussies over hoe verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Dit zal u helpen om een buy-in te krijgen voor het verbeterde proces en een grotere betrokkenheid van degenen die het moeten implementeren.

Hoe kunt u uw prestatiemanagementsysteem verbeteren

Hier volgen vijf stappen om uw prestatiemanagementprocessen te verbeteren:

  1. Samenvatten van de resultaten en verbeterpunten in een presentatie die gemakkelijk te begrijpen is voor mensen buiten HR.
  2. Overleg met het senior management over de resultaten. Vraag om hun steun voor het doorvoeren van veranderingen en vraag naar hun ideeën over hoe verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
  3. Run focusgroepen met een verscheidenheid aan managers en werknemers uit verschillende delen van de organisatie. Bespreek de resultaten met hen en vraag naar hun suggesties voor verbetering.
  4. Beslis welke acties moeten worden ondernomen om de besproken kwesties aan te pakken en stel een voorgesteld actieplan op. Bespreek dit met uw senior management en de focusgroepen van managers en werknemers om hun feedback te krijgen.
  5. Breng eventueel noodzakelijke wijzigingen aan in het actieplan op basis van de ontvangen feedback en voer het plan vervolgens uit.

Hoewel het betrekken van mensen bij het herontwerpen van uw prestatiemanagementprocessen essentieel is, zullen zij waarschijnlijk niet in staat zijn om alle antwoorden te geven. Soms zult u hen opties moeten voorleggen die zijn gebaseerd op best practices van buiten de organisatie. Maak er daarom een prioriteit van om op de hoogte te blijven van trends op het gebied van performance management, in de wetenschap dat het HR-vakgebied voortdurend in ontwikkeling is.

We hebben honderden organisaties geholpen hun performance managementsystemen te verbeteren door af te stappen van jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Wij kunnen u helpen de gesprekken te verbeteren en goede prestaties in uw organisatie te stimuleren. Neem vandaag nog contact op om te bespreken hoe onze performance management software u kan helpen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *