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How to Run a Small Commercial Cleaning Company

Table of Contents

-How to Market Your Commercial Cleaning Company
-How to Maintain a Successful Business

Commercial cleaning companies are the reason everything is clean and tidy at your doctor’s office, apartment building, office building or store. Whereas residential cleaning companies serve individual families and homes, commercial cleaning companies provide cleaning services to shared, more public spaces.

As long as these buildings exist, there will be a need for cleaning services, so it’s no wonder that some people choose to start cleaning companies. Iniciar qualquer pequeno negócio pode ser assustador, mas desde que o faça de forma estratégica, pode desfrutar de um negócio estável e lucrativo quando inicia uma pequena empresa de limpeza comercial.

Como iniciar uma empresa de limpeza comercial

Iniciar um novo negócio de qualquer tipo pode parecer avassalador. A grande ideia para um negócio é apenas o começo. Então você tem que cuidar de toda a logística necessária. Felizmente, ao começar uma empresa de limpeza, não há muitas coisas que você precisa fazer ou dinheiro que você precisa gastar para começar. Esta é uma das maiores vantagens deste negócio. Vejamos o que precisa de fazer para oficializar as coisas e para que o seu novo negócio comece a funcionar.

Considerar Comprar numa Franquia

A primeira decisão que precisa de tomar é se quer operar de forma independente ou como parte de uma franquia. Comprar em uma franquia tem um custo associado a ela. Normalmente, é preciso pagar um adiantamento inicial e depois pagar taxas contínuas, que podem ser uma percentagem da receita que se faz. Estas taxas não são em vão. Você tem a vantagem de ser parte de uma marca que já foi estabelecida e tem algum reconhecimento.

Mas há alguns outros inconvenientes em fazer parte de uma franquia que você também deve considerar. Em alguns casos, você pode ser obrigado a operar a partir de um local de varejo, o que acrescenta significativamente às despesas gerais da sua empresa. Você também desiste do controlo quando compra uma franquia, uma vez que deve gerir o seu negócio de uma determinada maneira. Isso também significa que você não pode vender seu negócio um dia, uma vez que ele se tornou altamente lucrativo.

Se você escolher comprar em uma franquia, muitos dos seguintes itens serão pré-determinados para você. So, as we continue to discuss the steps to starting your business, we’ll assume you’ve chosen to function independently rather than as a part of a franchise.

Select a Legal Entity

The next step is to decide what legal entity your business will fall into. There are three main options to consider for how to legally classify your business. These are:

  • Sole proprietorship or partnership: This option gives you independence and saves you from having to register with or report to your state government. However, with that higher level of freedom comes a higher level of risk. You, or you and your partner, will be personally responsible for any debts or issues your business experiences.
  • Limited liability company (LLC): An LLC is a hybrid option that falls somewhere between a sole proprietorship or partnership and a corporation. It offers some protection to your personal liability, though not to the same degree as a corporation would, but it also requires members to pay self-employment taxes. Filing for an LLC could cost you anywhere from $40 to $500, depending on which state you live in.
  • Corporation: This option turns your business into a completely separate entity of its own. Your personal assets are safeguarded, but it also means both you and your company can be taxed. This option also forces you to comply with more regulations and devote more attention to careful record-keeping. Incorporating is generally not a popular option for small businesses.

Come up With a Name

Your business’s name is important, but don’t overthink it too much. Just make sure the name accurately communicates to clients what you do. A simple name like Carla’s Commercial Cleaning Services will do the trick. Check that there are no other companies with the name you want or a similar name. Até a Kara’s Commercial Cleaning Co. pode causar alguma confusão quando os clientes tentam procurar você online. Existem algumas formas diferentes de registar oficialmente o nome da sua empresa. A maneira como você vai proceder dependerá da pessoa jurídica do seu negócio.

Configure uma Conta Bancária de Negócios

Não importa qual pessoa jurídica você escolher para o seu novo negócio, você precisará criar uma conta bancária para o seu negócio para manter os custos e lucros separados das suas finanças pessoais. Deixar os clientes saberem que podem pagar directamente online ou fazer cheques a pagar ao seu negócio dá legitimidade às operações do seu negócio enquanto que pedir aos clientes para lhe pagarem pessoalmente faz exactamente o contrário.

Antes de abrir uma conta bancária para o seu negócio, conheça os requisitos. As contas bancárias corporativas têm os requisitos mais rígidos, mas estes não se aplicarão a você se o seu negócio for uma SRL, uma empresa individual ou uma sociedade. Para uma SRL, você precisará mostrar ao banco a sua documentação de registro estadual. Para uma empresa individual ou sociedade, você terá que compartilhar a carta de atribuição do número de identificação do empregador, que você terá recebido da Receita Federal (IRS).

Seguro de Compras daConsiderando

Seguro de Compras protege você de circunstâncias infelizes ou acidentes que possam ocorrer. Por exemplo, se um de seus funcionários quebrar acidentalmente algo valioso no prédio de um cliente, o seguro de responsabilidade civil cobrirá as despesas para consertar ou substituir o item. Sem o seguro, essas despesas sairiam dos seus lucros. O seguro de responsabilidade civil também se aplica a reclamações de terceiros sobre danos corporais. O seguro de responsabilidade civil geral é o tipo mais básico de seguro que você pode obter para seu negócio e normalmente tem um prêmio anual entre $375 e $700, mas vale o investimento.

Se você quiser outros tipos ou níveis mais elevados de proteção, considere também as seguintes opções:

  • Seguro de propriedade comercial: Assegura os bens do seu negócio, incluindo o seu edifício de escritórios, se o tiver, juntamente com os seus equipamentos ou suprimentos. Os prêmios anuais tendem a cair entre $500 a $750.
  • Apólice de proprietários de negócios (BOP): Se você quer um seguro de responsabilidade civil geral e um seguro de propriedade comercial, você deve obter uma apólice de proprietários de negócios, que combina os dois. Com um prêmio anual entre $725 e $1.000, você economizará dinheiro juntando desta forma.
  • Seguro de veículos comerciais: Se o seu negócio tem carrinhas ou qualquer outro tipo de veículo que você e os seus empregados usam para ir de emprego em emprego, pode cobrir estes veículos através de um seguro de veículos comerciais. Os prémios variam entre $1.500 e $3.000, dependendo da apólice.
  • Seguro de veículos comerciais: Esta apólice de seguro cobre ferimentos que os empregados possam sofrer no trabalho e substituição salarial. Os prêmios anuais estão na faixa de $1.500 a $3.000.
  • Seguro de guarda-chuva: Se você quiser ter um seguro além dos limites do seu seguro de responsabilidade civil, você pode adquirir uma apólice de seguro guarda-chuva. O prêmio anual do seguro guarda-chuva é de $400.
  • Bond: Um título é um tipo de seguro que garante financeiramente certos termos. Uma das funções mais importantes de uma caução para uma empresa de limpeza é que ela protege o seu negócio e os seus clientes se um empregado alguma vez cometer um roubo. Alguns clientes preferem trabalhar com empresas de limpeza com caução por este motivo.

Determine Services and Rates

Nextra, você precisa determinar quais serviços sua empresa oferecerá e quanto você cobrará. Ao identificar-se como uma empresa de limpeza comercial, você já se restringe aos serviços de limpeza para edifícios comerciais, em vez de residenciais, mas se há certos serviços que você está e não está equipado para oferecer, certifique-se de que você está preparado para informar os clientes potenciais.

Como para as suas tarifas, há várias maneiras diferentes de você definir as tarifas. Here are the main options to consider:

  • Hourly: The most common way of setting rates is by the hour. To home in on an appropriate hourly rate, first pay attention to what your competitors are charging.
  • Flat: A flat, or fixed, rate is one you come up with for a particular job and does not change regardless of the time the job actually takes. You may have to get some information from the client to determine an appropriate rate.
  • Square Foot: Especially in the commercial cleaning business, the buildings your company services can vary a lot in size. You can set a dollar amount per square foot or can charge a higher hourly rate if a building exceeds a certain square footage that you have determined.
  • Monthly: If a client contracts your services long-term and requires roughly the same routine services each month, you may opt to set a monthly rate. You may also want to include a discount as an incentive for these long-term contracts.

Stock up on Supplies

Don’t forget to stock up on all the necessary supplies for commercial cleaning. These items include:

  • Apron or cleaning uniform
  • Rubber or latex gloves
  • Commercial grade vacuum cleaner
  • Floor buffer
  • Extension cord
  • Mop
  • Broom
  • Scrubbing brushes
  • Rags
  • Paper towels
  • Sponges
  • Duster
  • Wet floor signs
  • Bucket
  • Toilet brush
  • Garbage bags
  • All-purpose cleaner
  • Soap
  • Furniture polish
  • Window cleaner
  • Disinfectants

How to Market Your Small Commercial Cleaning Company

Starting a commercial cleaning company isn’t the end of the story. You have to get clients, and you do this mainly through marketing. When it comes to marketing your business, you can choose between handing off this responsibility to a professional marketer or doing the work yourself. Especially in the beginning, you may want to save money by doing your own marketing. There are two main types of marketing we’ll look at here — traditional and online.

Market Your Business the Traditional Way

Traditional marketing includes print, TV and radio ads. These are the types of ads that have been around for a long time and are still useful means of gaining exposure. Here are a few ideas for traditional advertising:

  • Place door hangers or flyers on the doors of establishments near a building your company cleans.
  • Place magnetic signs on your vehicle to advertise your services wherever you go.
  • Send postcards to businesses through the mail that offer a discount.
  • Send fridge magnets in the mail with your company’s name and contact information.
  • Buy a short ad spot on a local radio station, and be sure to repeat your contact information.
  • Take advantage of word-of-mouth leads by calling a business you think may be interested in your services and offering a free consultation.
  • Keep business cards and brochures on hand in case someone wants your contact information or information about your services.
  • Offer an incentive to clients for referrals.

Market Your Business Online

Online marketing is more important than ever since more than 85 percent of searches for products and services take place online. Online marketing is not just about advertising but also about creating a presence so potential clients can find you easily. Here are some ways to market your business online:

  • Purchase a domain that fits your business and create a website that includes information about what you do along with a form to contact you.
  • Create a blog on your website where you write and share articles on topics related to cleaning.
  • Create a page for your business on major social media networks and share pictures and promotions. Ask clients to “like” your page.
  • Set up your business listing on Google My Business. This service is free and helps people find your business when they search for local cleaning companies.
  • Pay for ads online. These could include pay-per-click, banner or social media ads.
  • On your website, offer an incentive for visitors to sign up for an email list. Then, send out newsletter emails and possibly discounts regularly.
  • Ask clients to post reviews of your business online. Considering that many people read online reviews before visiting a company or making a purchase, it’s crucial that your business is well-represented online.

Maintaining a Great Business

Once you’ve established a solid client base, you may feel like you’re all set. This is a great accomplishment, but your work is hardly done. Owning a cleaning company isn’t enough — you have to remain focused on making your business successful. Here are three tips for success to keep in mind, no matter how long your company has been around:

  • Don’t overextend yourself: Before taking on jobs, make sure they would be profitable for your business and that they won’t overload your schedule. You never want to sacrifice the standard of quality your current clients have come to appreciate and expect to take on more jobs.
  • Network with other pros: Networking is important for any small business owner. Meeting small business owners in and outside of your industry is a great way to learn new tips for best practices on the job, equipment to try or effective marketing strategies. You can also gain referrals and even potential partnerships.
  • Don’t lose sight of the big picture: It’s important that you periodically take stock of your business to see how far you’ve come and to determine how effectively you’re moving toward your goals. When you meet a goal, set a new one. This doesn’t mean your business needs to keep growing. Goals can focus on things like customer satisfaction or improved efficiency.

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